الجانب الإنساني لنجاح الإدارة

[إستبرق]

السلام عليكــمـ




/
/

الكـآتــب المتخصص في فن الإدآرة محمد النغيمش من كتـآبـآتـه التـي تسـآعـد الموظفين والإدآريين وغيرهم بمعرفة طرق التعامل الإدآري وفنـه



//1//



لا يهمني مكتب أو ضوء.. امنحوني منصبا وتقديرا!
الحوافز الاجتماعية تؤثر إيجابا في الإنتاج .. أكثر من العوامل المادية





احتار العالم الاداري الشهير التون مايو في معرفة ما اذا كان للعوامل المادية مثل ساعات العمل او الراحة او الارهاق او تغيير مستوى الاضاءة دور فعال في رفع انتاجية العاملين من عدمه. فعزم مع ثلة من الباحثين معه في جامعة هارفارد على التحقق من هذه المسألة، باجراء تجارب على احد المصانع ليتوصلوا الى نظرية ادارية مهمة، ساهمت فيما بعد باضافة مدخل جديد في علم الادارة يهتم بالجانب الانساني والاجتماعي في التعامل مع الموظفين.
التشجيع المادي
التجربة بدات برفع مستوى الاضاءة في مصنع هاوثورن التابع لشركة ويسترن الكتريك، لقياس تأثير ذلك على مستوى الانتاجية. فتبين ان الاخيرة ارتفعت بشكل ملحوظ. وعندما تم خفض مستوى الاضاءة، كانت النتيجة مدهشة للباحثين اذ وجدوا ان الانتاجية ارتفعت اكثر من الحالة السابقة. فاستدلوا على ان العامل المادي (الاضاءة) ليس له تأثير مباشر في الانتاجية، اذ كانت الانتاجية ترتفع في الحالتين، طوال فترة الدراسة والتجارب.
وعندما سأل الباحثون العاملين عن السبب، صارحوهم بانهم بدأوا يشعرون بارتياح نفسي كبير وهم يشاهدون جدية ادارة المصنع والباحثين في الاهتمام بهم، خصوصا عندما عرفوا ان اهداف الدراسة نبيلة وتصب في مصلحتهم. وتم فيما بعد اطلاق مصطلح على هذه التجربة وهو 'تأثير هاوثورن'awthorn Effect اي تأثير هذه التجربة في سلوك الناس.
واجريت تجارب مماثلة بادخال عوامل مادية اخرى مثل تأثير ساعات العمل والراحة والارهاق وطرق العمل لمعرفة دورها في زيادة الانتاجية، لكن التجارب لم تصل الى تأكيد يثبت تأثيرا مباشرا واساسيا لهذه العوامل في الانتاجية، بل وصلت الى النتائج ذاتها (في دراسة الاضاءة)، وهي ان احساس العاملين باهتمام الادارة هو ما أثر في الانتاجية وليس العوامل المادية.
الحوافز الاجتماعية
اما عندما حاول الباحثون قياس تاثير العوامل الاجتماعية (مثل: القيادة، والحوافز الشفهية، ومنح سلطات اشرافية) في الانتاجية وجدوا نتائج مغايرة مقارنة بتجربة 'العناصر المادية' التي تطرقنا اليها اعلاه، اذ رأوا تأثيرا واضحا للعوامل الاجتماعية في انتاجية الموظفين، بمجرد ان منحوا سلطات اشرافية اكبر وادوارا قيادية اكثر فضلا عن الحوافز الاجتماعية الشفهية. وخلص الباحثون الى ان العوامل الاجتماعية ومشاعر الناس وحاجتهم الاجتماعية لها تأثير واضح في انتاجيتهم.
ونتيجة لهذه التجارب وغيرها، بدأ ما يسمى 'بالمدخل السلوكي' في الادارة يقوى، في الخمسينات والستينات، بعدما نشر هؤلاء الباحثون نتائج بحوثهم وتجاربهم. مما احدث تجاوبا ملحوظا من قبل المهتمين والشركات. وبفضل تجاربهم، صار اليوم الاهتمام بسلوك الموظف والجانب الانساني لديه امرا في غاية الاهمية، ويدرس في جميع تخصصات الادارة في العالم. ومن يدري، فلولا هذه المبادرة لصار الموظف اليوم مثل الآلة التي تستهلك من دون اي مراعاة لطاقتها او مشاعرها واحاسيسها.
هؤلاء الرواد سطروا لنا خلاصة آرائهم في مبادئ مهمة طالبوا ارباب الاعمال ان يراعوها ليحصلوا على افضل عائد من الموظفين. ومن هذه المبادئ ان الناس يتأثرون 'بعلاقاتهم الاجتماعية' اكثر من تأثرهم بانظمة العمل والرقابة المفروضة من المنظمة. واكدوا ان الناس يختلفون في حاجاتهم وانه من الضروري اشباع هذه الحاجات لكي تبرز طاقاتهم الكامنة.
ومن اروع ما توصل اليه الباحثون انفسهم مبدأ انساني، في غاية الاهمية، وهو يدور حول فلك 'احسان الظن بالموظف'، ومفاده ان 'لدى الناس قدرا مناسبا من الشعور بالانضباط الذاتي، وان اساليب الرقابة والاشراف المباشر يمكنها ان تؤذي هذا الشعور، ومن الافضل ان تكون الرقابة او الاشراف غير مباشر وذلك لتعميق الاحساس بالانضباط الذاتي'. وخلاصة الموضوع ان للعوامل الاجتماعية او الانسانية (مثل: القيادة، والحوافز الشفهية، ومنح سلطات اشرافية اوسع) دورا كبيرا في رفع انتاجية الموظفين وليس العوامل المادية مثل ساعات العمل او الراحة او الاجهاد او تغيير مستوى الاضاءة، رغم ان الماديات تبقى مهمة، لكنها ليست سببا اساسيا في رفع الانتاجية.
العوامل المادية مطلوبة
صحيح ان بحث التون مايو Elton Mayo اظهر ان للعوامل الاجتماعية او الانسانية دورا جليا في زيادة الانتاجية بخلاف العوامل المادية. لكن هذا لا يعني تجاهل العوامل المادية، لانها اصبحت من ضروريات العصر ومتطلباته، حيث ان كثرة التزامات الموظفين وتعدد اهدافهم الحياتية والاجتماعية وارتفاع معدلات التضخم يؤكد ضرورة عدم اغفال الجانب المادي. فما فائدة 'اهتمام الادارة' بالموظفين وهي لا تمنحهم الحد الادنى المقبول من العوائد المادية المتعارف عليها في مجال العمل او القطاع نفسه!



//2//

كيف تصبح لجان العمل أكثر إنتاجا؟




اللجنة هي الصورة الشائعة في الوطن العربي عن 'العمل الجماعي' المنظم. غير أن بعض اللجان العربية صارت محل تندر من قبل البعض، ما دفعهم الى اطلاق تعبير تهكمي وهو: 'اذا أردت وأد مشروع ما، شكل له لجنة'! من أين جاء هذا الاحباط والنظرة السلبية تجاه الجماعي المنظم الذي يقف وراء أهم الانجازات في العالم؟ وكيف نستفيد من هذه الطريقة الادارية في أداء أعمالنا بطريقة جماعية 'منتجة' في اطار من المستوى المهني الرفيع؟ تتكون اللجنة عموما من جماعة عمل من اثنين أو أكثر يلتقون دوريا لأداء هدف معين تصبو اللجنة أو المنظمة الى تحقيقه.
وبشكل عام، لا يمكن أن يكون النجاح حليف أي لجنة ما لم يحدد أعضاؤها المهام والأعمال والأنشطة التي يقومون بها، لا سيما أن توزيع الأدوار على كل عضو حسب قدراته وخبرته يعطي الفرد الفرصة ليكون ذا 'قيمة مضافة'، فضلا عن أهمية تحديد ما يناط بهم كمهمة جدولة العمل وتخطيطه.
ومن أهم الأمور التي يغفل عنها كبار المديرين والأعضاء المشاركين في اللجان المهمة، هو مسألة تحديد مقرر للجنة لتدوين ما جاء فيها من قرارات وتكاليف للأعضاء. هذا المقرر قد يكون عضوا في اللجنة نفسها، خصوصا اذا كانت السرية مطلوبة، وثمة من يرسل المحضر الى الأعضاء لاعتماده، ومعرفة التكاليف المطلوب منهم انجازها قبل حلول موعد الاجتماع المقبل. بهذه الطريقة يصبح الاجتماع فعالا ومنتجا، لأن كل عضو يدرك تماما ما المطلوب منه فعله، وما المدة الزمنية المتوقعة للانجاز.
صفات الرئيس
ولتنجح اللجنة، يفضل أن يتمتع رئيسها بالصفات القيادية. ذلك أن القيادي يؤثر في الآخرين بطريقة فعالة تدفعهم الى أعلى درجات ممكنة من الحماسة والعمل الجماعي المنتج. وما أكثر الذين شاهدوا كيف تنفلت زمام الأمور في اللجان، ويتعثر عملها، لأن من يديرها ليس لديه الحد الأدنى من الصفات المؤهلة لبث روح الفريق الواحد في الأعضاء وضبط قصورهم أو هدرهم للوقت في أمور هامشية.
وللأسف الشديد هناك عدد من المنظمات العربية تخطئ عندما تعلن عن انشاء لجنة لمشروع ما، ولا تحدد سلفا موعدا لانتهائها أو مدة زمنية محددة للاجتماع فيستغرق الاجتماع 'معظم ساعات العمل' من دون فائدة تذكر. وقد يمتد عمر لجان العمل هذه الى سنوات -كما نقرأ ونسمع- من دون تحقيق انجازات تتناسب مع الوقت والجهد المبذولين.
أخلاقيات الأعضاء
ومن الأمور المهمة أن يتفق أعضاء اللجنة على 'أخلاقيات عمل' أو ميثاق -ان جاز التعبير- يساعدهم على رفع مستوى الانتاجية والانضباط. ويعد ضروريا أن يذكر الرئيس الأعضاء -بين الفينة والأخرى- بهذه الأخلاقيات (الميثاق). وهي على سبيل المثال لا الحصر: عدم مقاطعة أي متحدث قبل أن ينهي حديثه، والانصات التام كي لا يهدر الوقت في مقاطعات، والالتزام بالكياسة في التعامل مع أعضاء اللجنة واحترام وجهة نظرهم، فضلا عن عدم اخفاء أي معلومة، والالتزام بالموضوعية أثناء طرح الآراء، والصدق. كما يعد التحضير الجيد من أهم الأخلاقيات والصفات التي يجب أن يتحلى بها عضو اللجنة لأنه يوفر على الأعضاء وقتا وجهدا كبيرين، يتم هدرهما في شرح كل بند في جدول الأعمال. علما بأنه كان يفترض من العضو القراءة المسبقة لجدول الأعمال والحضور الى الاجتماع ليثريه باقتراحاته وخبراته، أو أن يستوضح أمرا ما كان خافيا عنه.
تنفيذ العمل
ولتكون اللجنة منتجة لابد وأن توضع خطة تنفيذية محددة لكل عضو يسير على هداها. وتشير هذه الخطة، باختصار، الى الخطوات التنفيذية المطلوب تنفيذها، مثل: اعداد تقرير ما ثم أخذ موافقة اللجنة ثم ارساله الى الجهة المعنية ... ومتابعة ما له علاقة به. ويفضل دائما أن توضع خطة العمل التنفيذية في جداول أو خرائط عمل، وذلك لسهولة قراءتها وتعديلها اذا لزم الأمر. واللجان بشكل عام هي سلاح ذو حدين. فهي في الأصل عمل جماعي محدد الأهداف ويختار أعضاؤها بعناية بالغة، ولكي لا تكون وسيلة لتمضية الوقت أو هدره فان المديرين مطالبون بتفعيل دورها ومراقبة أدائها وحل أي لجنة لا تقدم شيئا يذكر للمنظمة، خاصة اذا ما كان أعضاؤها يتقاضون أموالا لقاء مشاركتهم.

اللجنة والعمل الجماعي
عندما نطلق كلمة 'لجنة'، نشير إلى صورة من صور 'العمل الجماعي' الذي لا تخلو منه المنظمات الناجحة في العصر الحديث. ومن المسميات التي تطلق على العمل الجماعي بشكل عام (إلى جانب كلمة لجنة) كلمات مثل: فرق عمل، مجالس، فروع، شعب، وحدات، أقسام، أو إدارات، غير أننا اخترنا الحديث عن اللجنة في هذا المقال، لأنها المصطلح الأكثر شيوعا في القطاع العام في معظم الدول العربية، والذي فيه أكبر نسبة من الموظفين.

اللجنة تنفي الفردية
أحد فوائد اللجان أنها جماعية، ولا تعتمد على جهود فرد واحد. ويمكن للموظف أخذ إجازة خاصة أو طبية من دون أن يتعثر الأداء الكلي. علما بأن الشركات التي تنال شهادات 'آيزو' العالمية تحررت من فكرة 'مديرنا الكل بالكل' أو ما يطلق عليه في عالم الأعمالOne man show لأنها تعمل وفق قاعدة اللجان أو العمل الجماعي المنظم.

[راجي الحاج]

شكرا لك استبرق على هذا النقل المميز الهادف


ولو تخلى اعضاء اللجان عن الأنا فمن المؤكد نجاحها


تحياتي

[السفيرة]

مشكوره اختي استبرق على جهدك الرائع

يعطيك العاااااافية

مشكورة على النقل
والادارة فن

[بليهان]

احسنت
ولاهنت
تحياتي

[اصيل]

بارك الله فيك
جميل ما قرأته
تحياتي

[اصيل]

بارك الله فيك
جميل ما قرأته
تحياتي

[البتار]

شكرا لك
على الجهد الطيب
تحياتي

[البديعي]

بارك الله فيك
على ما تقوم به
احترامي

[المتابع]

الف شكر
على ماجاد به قلمك
تحياتي الطيبه